Hướng dẫn đầy đủ về Visa lao động Nhật Bản cho nhà tuyển dụng

Cơ cấu dân số Nhật Bản đang trải qua một giai đoạn chuyển đổi lớn do tỷ lệ sinh giảm và dân số già hóa. Tổng dân số dự kiến sẽ giảm từ khoảng 126,15 triệu người vào năm 2020 xuống còn khoảng 87 triệu người vào năm 2070, đặc biệt là sự sụt giảm lực lượng lao động là rất nghiêm trọng. Tình trạng thiếu hụt lao động đang trở nên rõ rệt trong nhiều ngành công nghiệp, làm tăng kỳ vọng vào lao động nước ngoài. Trên thực tế, số lượng lao động nước ngoài làm việc tại Nhật Bản tiếp tục tăng, vượt 2,3 triệu người vào cuối tháng 10 năm 2024.

Trước tình hình này, chính phủ Nhật Bản đang thúc đẩy các chính sách nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận và giữ chân nhân tài nước ngoài. Việc thiết lập và mở rộng hệ thống “Kỹ năng đặc định” (SSW) và xem xét lại Chương trình thực tập kỹ năng để giới thiệu hệ thống “Ikusei Shuro” (Đào tạo và Làm việc) cho thấy rằng nhân tài nước ngoài được coi là không thể thiếu để hỗ trợ kinh tế và xã hội Nhật Bản.

Tuy nhiên, nhiều người phụ trách trong các công ty có thể cảm thấy băn khoăn, suy nghĩ rằng “Chúng tôi muốn tuyển dụng nhân tài nước ngoài, nhưng thủ tục có vẻ phức tạp” hoặc “Chúng tôi không biết cần loại visa (tư cách lưu trú) nào”.

Bài viết này cung cấp một hướng dẫn toàn diện về hệ thống visa lao động (các tư cách lưu trú cho phép làm việc) của Nhật Bản, bao gồm mọi thứ từ kiến thức cơ bản và các loại hình chính đến các thủ tục cụ thể, những điểm cần lưu ý trong quá trình tuyển dụng và các xu hướng mới nhất, trang bị cho bạn thông tin cần thiết để tuyển dụng thành công người nước ngoài.

しゅうろうビザ おすすめのぎょうせいしょし（プロフェッショナル）
就労ビザ おすすめの行政書士（専門家）

Visa lao động và Tư cách lưu trú: Những điều cơ bản bạn cần biết

Khi xem xét việc tuyển dụng người nước ngoài, điều quan trọng đầu tiên là phải hiểu sự khác biệt giữa “visa” (thị thực – 査証, sashō) và “tư cách lưu trú” (在留資格, zairyū shikaku).

Visa (Thị thực – 査証, Sashō) là gì?

“Visa” được cấp bởi đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật Bản ở nước ngoài. Nó đóng vai trò như một giấy giới thiệu xác nhận rằng hộ chiếu của người nước ngoài là hợp lệ và việc nhập cảnh của họ vào Nhật Bản được coi là phù hợp. Nó chỉ đơn thuần là một giấy giới thiệu nhập cảnh và không đảm bảo các hoạt động cụ thể được phép thực hiện tại Nhật Bản.

Tư cách lưu trú (在留資格, Zairyū Shikaku) là gì?

“Tư cách lưu trú” phân loại các hoạt động, thân phận hoặc địa vị mà một người nước ngoài được phép tham gia khi nhập cảnh và cư trú tại Nhật Bản. Nó được cấp bởi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản (ISA) và xác định phạm vi cũng như thời hạn của các hoạt động được phép tại Nhật Bản.

Cái thường được gọi là “visa lao động” thường tương ứng với những “tư cách lưu trú” cho phép tham gia vào các hoạt động có thu nhập (việc làm) tại Nhật Bản.

Các loại Tư cách lưu trú cho phép làm việc

Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh và Công nhận Tị nạn của Nhật Bản (Luật Quản lý Xuất nhập cảnh) thiết lập nhiều loại tư cách lưu trú khác nhau. Mặc dù nhiều loại cho phép làm việc, chúng có thể được phân loại rộng rãi thành hai nhóm:

1. Tư cách lưu trú không giới hạn hoạt động (Dựa trên thân phận/địa vị dân sự): Ví dụ bao gồm “Vĩnh trú”, “Vợ/chồng hoặc con của công dân Nhật Bản”, “Vợ/chồng hoặc con của người vĩnh trú”, và “Lưu trú dài hạn”. Những người có các tư cách lưu trú này, về nguyên tắc, có thể làm việc trong bất kỳ loại công việc hoặc ngành nghề nào mà không bị hạn chế.
2. Tư cách lưu trú cho phép làm việc trong phạm vi quy định (Dựa trên hoạt động): Đây là trọng tâm chính của bài viết này và bao gồm các tư cách như “Kỹ sư/Chuyên gia Khoa học Xã hội/Nghiệp vụ Quốc tế”, “Kỹ năng”, “Kỹ năng đặc định”, và “Kinh doanh/Quản lý”. Những tư cách lưu trú này chỉ cho phép làm việc trong phạm vi công việc hoặc lĩnh vực cụ thể được ủy quyền.

Tiếp theo, chúng ta hãy đi sâu vào chi tiết của các tư cách lưu trú liên quan đến công việc chính.

【Theo loại】Giải thích chi tiết các Tư cách lưu trú chính liên quan đến công việc

Ở đây, chúng tôi giải thích các tư cách lưu trú đại diện liên quan đến công việc mà các công ty thường gặp phải khi tuyển dụng người nước ngoài.

Lao động chuyên môn cao (HSP – 高度専門職)

Tổng quan

Tư cách lưu trú này nhằm mục đích chủ động tiếp nhận các chuyên gia nước ngoài có kỹ năng cao, những người có thể đóng góp vào nghiên cứu học thuật và phát triển kinh tế của Nhật Bản. Hoạt động được phân thành ba loại: “Hoạt động nghiên cứu học thuật tiên tiến”, “Hoạt động chuyên môn/kỹ thuật tiên tiến”, và “Hoạt động quản lý kinh doanh tiên tiến”.

Đặc điểm: Hệ thống Tính điểm Chuyên gia trình độ cao

Đặc điểm nổi bật là “Hệ thống Tính điểm dành cho Chuyên gia Nước ngoài trình độ cao”. Trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, thu nhập hàng năm, tuổi tác, thành tích nghiên cứu, bằng cấp, năng lực tiếng Nhật, v.v., của ứng viên được quy đổi thành điểm. Tổng số điểm từ 70 trở lên là yêu cầu để được chứng nhận.

Các loại và Ưu đãi

• Lao động chuyên môn cao (i): Thời hạn lưu trú thường là 5 năm. Cung cấp nhiều ưu đãi, chẳng hạn như cho phép tham gia nhiều hoạt động, nới lỏng yêu cầu về vĩnh trú (giảm từ 10 năm thông thường xuống còn 3 năm đối với 70+ điểm, hoặc 1 năm đối với 80+ điểm), cho phép vợ/chồng làm việc toàn thời gian, và cho phép đưa cha mẹ hoặc người giúp việc gia đình đi cùng trong một số điều kiện nhất định.
• Lao động chuyên môn cao (ii): Có thể đạt được sau khi tham gia hoạt động với tư cách HSP (i) từ 3 năm trở lên và đáp ứng các yêu cầu. Thời hạn lưu trú trở nên vô thời hạn, và phạm vi hoạt động được phép mở rộng hơn nữa.

Lưu ý cho Công ty

Vì thu nhập hàng năm ảnh hưởng đáng kể đến điểm số, hãy chuẩn bị cho các cuộc đàm phán lương trong quá trình tuyển dụng. Việc duy trì điểm số cũng cần thiết để gia hạn. Cung cấp mức lương hấp dẫn và lộ trình sự nghiệp là rất quan trọng trong cuộc cạnh tranh nhân tài toàn cầu.

Kỹ sư/Chuyên gia Khoa học Xã hội/Nghiệp vụ Quốc tế (技術・人文知識・国際業務: Gijutsu/Jinbun Chishiki/Kokusai Gyōmu)

Tổng quan

Đây là tư cách lao động phổ biến nhất mà các chuyên gia nước ngoài có được. Nó được cấp để tham gia vào công việc thuộc một trong ba loại sau:

• Kỹ thuật (技術, Gijutsu): Công việc đòi hỏi kiến thức hoặc kỹ năng chuyên môn trong các lĩnh vực như khoa học, kỹ thuật, CNTT, hoặc các ngành khoa học tự nhiên khác (ví dụ: kỹ sư, lập trình viên, nhà thiết kế).
• Tri thức Nhân văn (人文知識, Jinbun Chishiki): Công việc đòi hỏi kiến thức trong các lĩnh vực như luật, kinh tế, xã hội học, hoặc các ngành khoa học nhân văn khác (ví dụ: kế hoạch, bán hàng, tiếp thị, kế toán, nhân sự, tư vấn viên).
• Nghiệp vụ Quốc tế (国際業務, Kokusai Gyōmu): Công việc đòi hỏi quy trình tư duy hoặc sự nhạy bén dựa trên văn hóa nước ngoài (ví dụ: biên dịch, phiên dịch, hướng dẫn ngôn ngữ, thương mại quốc tế, thiết kế, phát triển sản phẩm).

Yêu cầu chính: Sự liên quan giữa Học vấn/Kinh nghiệm và Nhiệm vụ công việc

Điều cực kỳ quan trọng là nhiệm vụ công việc dự định phải liên quan mật thiết đến nền tảng học vấn (bằng đại học hoặc bằng tốt nghiệp trường dạy nghề Nhật Bản “Senmonshi”) hoặc kinh nghiệm làm việc thực tế của ứng viên. Ví dụ, một người tốt nghiệp kỹ sư cơ khí thiết kế máy móc, hoặc một người tốt nghiệp kinh tế làm việc trong lĩnh vực tiếp thị. Đối với Nghiệp vụ Quốc tế, thường yêu cầu tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc liên quan, nhưng yêu cầu kinh nghiệm này được miễn cho những người tốt nghiệp đại học tham gia vào công việc biên dịch, phiên dịch hoặc hướng dẫn ngôn ngữ.

Những điểm cần lưu ý

Lao động giản đơn hoặc thủ công (ví dụ: lắp ráp tại nhà máy, dọn dẹp) không thuộc phạm vi của tư cách này. Đơn xin có khả năng bị từ chối nếu mối liên hệ giữa trình độ chuyên môn và nhiệm vụ công việc không rõ ràng, hoặc nếu vai trò được đánh giá là liên quan nhiều đến lao động giản đơn. Do đó, việc chuẩn bị cẩn thận mô tả công việc và xác minh lý lịch ứng viên là rất cần thiết.

Thời hạn lưu trú

5 năm, 3 năm, 1 năm, hoặc 3 tháng.

Chuyển công tác nội bộ doanh nghiệp (企業内転勤)

Tổng quan

Tư cách này dành cho nhân viên của các trụ sở chính, chi nhánh, công ty con hoặc công ty liên kết ở nước ngoài của các công ty Nhật Bản được chuyển đến một văn phòng liên quan tại Nhật Bản trong một khoảng thời gian giới hạn để làm việc.

Hoạt động được phép

Các hoạt động được phép giới hạn trong phạm vi của “Kỹ sư/Chuyên gia Khoa học Xã hội/Nghiệp vụ Quốc tế” (tức là công việc chuyên môn/kỹ thuật).

Yêu cầu chính

• Làm việc liên tục ít nhất một năm ngay trước khi chuyển công tác tại đơn vị liên quan ở nước ngoài, thực hiện các nhiệm vụ tương ứng với “Kỹ sư/Chuyên gia Khoa học Xã hội/Nghiệp vụ Quốc tế”.
• Thù lao tại Nhật Bản phải bằng hoặc lớn hơn mức thù lao mà một công dân Nhật Bản nhận được khi thực hiện công việc tương đương.
• Phải tồn tại một mối quan hệ vốn nhất định giữa đơn vị chuyển đi và đơn vị tiếp nhận.

Đặc điểm

Khác với “Kỹ sư/Chuyên gia Khoa học Xã hội/Nghiệp vụ Quốc tế”, bằng đại học hoặc bằng cấp tương tự không phải là yêu cầu bắt buộc. Tình huống chuyển công tác và kinh nghiệm làm việc gần đây được ưu tiên.

Thời hạn lưu trú

5 năm, 3 năm, 1 năm, hoặc 3 tháng.

Kinh doanh/Quản lý (経営・管理)

Tổng quan

Tư cách này dành cho người nước ngoài bắt đầu kinh doanh tại Nhật Bản, đầu tư vào một doanh nghiệp hiện có để tham gia quản lý, hoặc tham gia vào việc quản lý một doanh nghiệp (ví dụ: Giám đốc đại diện, Giám đốc, Trưởng phòng, Giám đốc chi nhánh).

Yêu cầu chính

• Quy mô kinh doanh: Vốn đầu tư (vốn đã góp) ít nhất 5 triệu Yên, HOẶC tuyển dụng từ hai nhân viên toàn thời gian cư trú tại Nhật Bản trở lên.
• Không gian văn phòng: Đảm bảo có văn phòng độc lập (cơ sở kinh doanh) tại Nhật Bản (văn phòng ảo thường không được chấp nhận).
• Kế hoạch kinh doanh: Đối với các doanh nghiệp mới, cần có kế hoạch kinh doanh cụ thể và khả thi.
• Kinh nghiệm quản lý: Thông thường, cần có ít nhất 3 năm kinh nghiệm quản lý kinh doanh hoặc điều hành nếu đảm nhận vai trò quản lý.

Những điểm cần lưu ý

Hoạt động chính phải là quản lý kinh doanh; các vai trò chủ yếu liên quan đến công việc tại chỗ hoặc lao động giản đơn không được phép. Khi gia hạn, tính liên tục của hoạt động kinh doanh (ví dụ: lợi nhuận) và việc thanh toán thuế và đóng góp bảo hiểm xã hội đúng hạn sẽ được xem xét nghiêm ngặt.

Thời hạn lưu trú

5 năm, 3 năm, 1 năm, 6 tháng, 4 tháng, hoặc 3 tháng. (Lưu ý: Thời hạn 4 tháng có thể được cấp, đặc biệt trong giai đoạn chuẩn bị thành lập doanh nghiệp mới (đăng ký công ty, thuê văn phòng, v.v.) hoặc khi sử dụng các chương trình hỗ trợ khởi nghiệp cụ thể do các cơ quan như Chính quyền Thủ đô Tokyo cung cấp.)

Kỹ năng (技能)

Tổng quan

Tư cách này dành cho người nước ngoài tham gia vào công việc đòi hỏi kỹ năng thành thạo thuộc các lĩnh vực công nghiệp cụ thể.

Ví dụ về lĩnh vực

Đầu bếp chuyên về ẩm thực nước ngoài (phổ biến nhất), kỹ thuật viên xây dựng đặc thù của nước ngoài, thợ chế tác đá quý, người huấn luyện động vật, phi công, huấn luyện viên thể thao, chuyên gia thử nếm rượu vang (sommelier), v.v., giới hạn trong các lĩnh vực cụ thể được quy định bởi pháp lệnh của Bộ Tư pháp.

Yêu cầu chính: Kinh nghiệm thực tế

Kinh nghiệm thực tế cụ thể là bắt buộc đối với mỗi lĩnh vực (ví dụ: thường là 10 năm trở lên đối với đầu bếp ẩm thực nước ngoài, 5 năm trở lên đối với ẩm thực Thái Lan). Kỹ năng thành thạo có được qua nhiều năm kinh nghiệm được coi trọng hơn trình độ học vấn.

Những điểm cần lưu ý

Tư cách này bị giới hạn ở các ngành nghề được liệt kê trong pháp lệnh; các công việc tương tự không có trong danh sách không đủ điều kiện.

Thời hạn lưu trú

5 năm, 3 năm, 1 năm, hoặc 3 tháng.

Kỹ năng đặc định (SSW: 特定技能)

Tổng quan

Được thành lập vào năm 2019, tư cách này nhằm mục đích tiếp nhận những người nước ngoài có trình độ chuyên môn và kỹ năng nhất định và có thể làm việc ngay lập tức trong các lĩnh vực công nghiệp cụ thể đang gặp khó khăn trong việc đảm bảo nhân lực trong nước.

Các loại

• Kỹ năng đặc định số 1 (SSW 1)
  • Đối tượng: Người nước ngoài có kiến thức hoặc kinh nghiệm đáng kể trong một trong 16 lĩnh vực được chỉ định (xem bên dưới).
  • Lĩnh vực mục tiêu (tính đến năm 2024): Chăm sóc điều dưỡng; Vệ sinh tòa nhà; Sản xuất máy móc công nghiệp, công nghiệp liên quan đến thông tin điện/điện tử (tích hợp thành ‘Sản xuất công nghiệp’); Xây dựng; Đóng tàu và máy móc hàng hải; Sửa chữa và bảo dưỡng ô tô; Hàng không; Lưu trú; Nông nghiệp; Ngư nghiệp & nuôi trồng thủy sản; Sản xuất thực phẩm và đồ uống; Dịch vụ ăn uống; Vận tải ô tô; Đường sắt; Lâm nghiệp; Công nghiệp gỗ.
  • Yêu cầu: Nói chung, vượt qua kỳ thi kỹ năng và kỳ thi năng lực tiếng Nhật (ví dụ: trình độ N4) cho lĩnh vực cụ thể. Miễn trừ dành cho những người đã hoàn thành xuất sắc Chương trình Thực tập Kỹ năng (ii).
  • Thời hạn lưu trú: Tổng giới hạn tích lũy là 5 năm.
  • Đoàn tụ gia đình: Thường không được phép.
  • Hỗ trợ: Tổ chức tiếp nhận (chủ lao động) hoặc Cơ quan Hỗ trợ Đăng ký phải xây dựng và thực hiện kế hoạch hỗ trợ.
• Kỹ năng đặc định số 2 (SSW 2)
  • Đối tượng: Người nước ngoài có kỹ năng thành thạo trong “Xây dựng,” “Đóng tàu và máy móc hàng hải,” và 9 lĩnh vực từ SSW 1 không bao gồm “Chăm sóc điều dưỡng,” “Vệ sinh tòa nhà,” “Vận tải ô tô,” “Đường sắt,” “Lâm nghiệp,” và “Công nghiệp gỗ” (cụ thể là: Sản xuất công nghiệp, Sửa chữa và bảo dưỡng ô tô, Hàng không, Lưu trú, Nông nghiệp, Ngư nghiệp & nuôi trồng thủy sản, Sản xuất thực phẩm và đồ uống, Dịch vụ ăn uống) – tổng cộng 11 lĩnh vực.
  • Yêu cầu: Vượt qua kỳ thi kỹ năng cấp cao hơn.
  • Thời hạn lưu trú: Không có giới hạn trên (có thể gia hạn). Cho phép làm việc dài hạn.
  • Đoàn tụ gia đình: Được phép (vợ/chồng và con cái).

Đặc điểm

Hệ thống này nhằm giải quyết tình trạng thiếu hụt lao động trong các lĩnh vực cụ thể và giả định việc tiếp nhận với tư cách là người lao động ngay từ đầu. Nó cung cấp một lộ trình từ SSW 1 lên SSW 2 và có khả năng hướng tới vĩnh trú trong tương lai.

Chăm sóc điều dưỡng (介護 – Kaigo)

Tổng quan

Tư cách này dành cho người nước ngoài có chứng chỉ quốc gia Nhật Bản “Nhân viên chăm sóc điều dưỡng được chứng nhận” (介護福祉士, kaigo fukushi-shi), những người tham gia vào nhiệm vụ chăm sóc điều dưỡng hoặc hướng dẫn dựa trên hợp đồng với một cơ sở chăm sóc của Nhật Bản, v.v.

Yêu cầu chính

Sở hữu chứng chỉ Nhân viên chăm sóc điều dưỡng được chứng nhận. Chứng chỉ này có thể đạt được bằng cách tốt nghiệp từ một cơ sở đào tạo của Nhật Bản hoặc thông qua kinh nghiệm thực tế cộng với việc vượt qua kỳ thi quốc gia.

Đặc điểm

• Thời hạn lưu trú: 5 năm, 3 năm, 1 năm, hoặc 3 tháng, không giới hạn số lần gia hạn, cho phép lưu trú dài hạn.
• Đoàn tụ gia đình: Được phép (vợ/chồng và con cái).

So với SSW “Chăm sóc điều dưỡng”, yêu cầu về bằng cấp cao hơn, nhưng việc không có giới hạn về thời gian lưu trú và cho phép gia đình đi cùng làm cho nó trở thành tư cách mục tiêu cho những người nước ngoài theo đuổi sự nghiệp chuyên gia chăm sóc.

【Theo ngành】Nhân tài nước ngoài trong lĩnh vực “Chăm sóc điều dưỡng” có nhu cầu cao

Ngành chăm sóc điều dưỡng của Nhật Bản đối mặt với tình trạng thiếu hụt lao động nghiêm trọng, khiến việc tiếp nhận nhân viên chăm sóc nước ngoài trở thành một biện pháp quan trọng.

Các lộ trình tiếp nhận

Hiện tại, các lộ trình tiếp nhận chính là:

1. EPA (Hiệp định Đối tác Kinh tế): Các ứng viên cho vị trí Nhân viên chăm sóc điều dưỡng được chứng nhận từ Indonesia, Philippines và Việt Nam. Họ đặt mục tiêu vượt qua kỳ thi quốc gia trong khi làm việc/đào tạo (thời gian lưu trú: 4 năm).
2. Tư cách lưu trú “Chăm sóc điều dưỡng”: Các chuyên gia có chứng chỉ Nhân viên chăm sóc điều dưỡng được chứng nhận của Nhật Bản. Cho phép làm việc dài hạn và đoàn tụ gia đình.
3. Kỹ năng đặc định số 1 “Chăm sóc điều dưỡng”: Những người đã vượt qua kỳ thi kỹ năng và tiếng Nhật. Thời hạn lưu trú cộng dồn lên đến 5 năm. Có thể thay đổi sang tư cách “Chăm sóc điều dưỡng” sau khi có được chứng chỉ trong thời gian này.
4. Thực tập kỹ năng / Ikusei Shuro: Chương trình Thực tập Kỹ năng đang được loại bỏ dần và thay thế bằng hệ thống “Ikusei Shuro“, nhằm mục đích phát triển nhân lực đến cấp độ SSW 1. Thường bao gồm 3 năm đào tạo cơ bản, hướng tới SSW 1.

Các lộ trình này khác nhau về yêu cầu, thời gian lưu trú, khả năng đoàn tụ gia đình và lộ trình sự nghiệp.

Tình hình hiện tại và thách thức trong việc tiếp nhận

Việc tiếp nhận, đặc biệt thông qua SSW “Chăm sóc điều dưỡng”, đang tăng lên, chủ yếu liên quan đến những người trẻ tuổi từ các nước châu Á. Tuy nhiên, việc giữ chân họ đối mặt với những thách thức:

• Rào cản giao tiếp: Giao tiếp hàng ngày, hướng dẫn công việc, ghi chép hồ sơ, tương tác với người sử dụng dịch vụ và gia đình.
• Khác biệt văn hóa và giá trị: Phong cách làm việc, quản lý thời gian, quan hệ giữa các cá nhân.
• Môi trường và điều kiện làm việc: Giờ làm việc dài, tiền lương, lộ trình sự nghiệp không rõ ràng.
• Phân biệt đối xử và quấy rối: Những lời nói hoặc hành vi phân biệt đối xử từ người sử dụng dịch vụ hoặc đồng nghiệp.
• Cô đơn và thiếu sự hỗ trợ: Cảm thấy bị cô lập, thiếu người để tâm sự.

Sáng kiến của Công ty và Hệ thống Hỗ trợ

Để thúc đẩy việc giữ chân nhân viên, các công ty được khuyến khích thực hiện những điều sau:

• Đào tạo tiếng Nhật có hệ thống (bao gồm thuật ngữ chuyên ngành).
• Đào tạo hiểu biết đa văn hóa (bao gồm cả nhân viên Nhật Bản).
• Giao tiếp rõ ràng (sử dụng tiếng Nhật đơn giản, công cụ đa ngôn ngữ).
• Trình bày lộ trình sự nghiệp và hỗ trợ đạt được bằng cấp (đặc biệt là Nhân viên chăm sóc điều dưỡng được chứng nhận).
• Thiết lập hệ thống tư vấn (người hướng dẫn, hỗ trợ tiếng mẹ đẻ).
• Các biện pháp phòng chống quấy rối.

Các hệ thống hỗ trợ do chính phủ quốc gia/địa phương và các tổ chức liên quan cung cấp, chẳng hạn như hỗ trợ học tiếng Nhật, luyện thi, dịch vụ tư vấn và thăm các cơ sở, cũng có thể được sử dụng. Đối với SSW 1, các nhiệm vụ hỗ trợ có thể được ủy thác cho một Cơ quan Hỗ trợ Đăng ký.

Thủ tục cụ thể để tuyển dụng người nước ngoài: Từ tuyển dụng đến sau khi tuyển dụng

Thủ tục tuyển dụng nhân tài nước ngoài khác nhau tùy thuộc vào việc ứng viên hiện đang cư trú ở nước ngoài hay ở Nhật Bản.

Bước 1: Trước khi tuyển dụng – Xác nhận Tư cách lưu trú và Khả năng làm việc (Cực kỳ quan trọng!)

Trước khi đưa ra lời mời làm việc, luôn xác nhận tư cách lưu trú của ứng viên và xác minh xem họ có được phép tham gia vào các hoạt động công việc dự kiến hay không.

• Đối với người cư trú tại Nhật Bản: Kiểm tra Thẻ lưu trú (Residence Card) của họ về “Tư cách lưu trú”, “Thời hạn lưu trú”, và “Hạn chế về việc làm”.
  • “Vĩnh trú”, “Vợ/chồng hoặc con của công dân Nhật Bản”, v.v., thường không có hạn chế về việc làm.
  • “Kỹ sư/Chuyên gia Khoa học Xã hội/Nghiệp vụ Quốc tế”, “Kỹ năng đặc định”, v.v., bị giới hạn trong các hoạt động được phép.
  • “Du học sinh”, “Người phụ thuộc”, v.v., thường không thể làm việc, nhưng có thể làm việc bán thời gian (tối đa 28 giờ/tuần) nếu họ có “Giấy phép tham gia hoạt động khác ngoài hoạt động được phép theo tư cách lưu trú đã cấp trước đó” (kiểm tra mặt sau của Thẻ lưu trú).
• Giấy chứng nhận tư cách lao động (就労資格証明書, Shūrō Shikaku Shōmeisho): Khi tuyển dụng người đã ở Nhật Bản, bạn có thể tùy chọn nộp đơn xin giấy chứng nhận này lên ISA. Nó cung cấp sự chắc chắn về khả năng tuyển dụng và có thể hợp lý hóa các quy trình gia hạn trong tương lai.

Bước 2: Sau khi đề nghị – Thông báo Điều kiện Lao động và Hợp đồng lao động

Sau khi đưa ra lời mời làm việc, hãy cung cấp “Thông báo Điều kiện Lao động” (労働条件通知書, Rōdō Jōken Tsūchisho) nêu rõ các điều khoản (thời hạn hợp đồng, địa điểm làm việc, mô tả công việc, giờ làm, ngày nghỉ, tiền lương, điều kiện chấm dứt hợp đồng, v.v.) theo yêu cầu của Luật Tiêu chuẩn Lao động. Nên cung cấp thông tin này bằng tiếng Nhật đơn giản hoặc kèm theo bản dịch sang tiếng mẹ đẻ của nhân viên để hiểu rõ hơn. Ký kết hợp đồng lao động với nội dung tương tự.

Bước 3: Thủ tục về Tư cách lưu trú (Nộp đơn lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú – ISA)

Trường hợp 1: Tuyển dụng người từ nước ngoài → Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (CoE)

• Mục đích: Để ISA tại Nhật Bản sàng lọc trước và chứng nhận rằng các hoạt động dự kiến đáp ứng các yêu cầu đối với một tư cách lưu trú cụ thể trước khi cá nhân nhập cảnh vào Nhật Bản.
• Người nộp đơn: Cá nhân, nhân viên của tổ chức tiếp nhận (công ty), luật sư hành chính (gyoseishoshi), v.v. Thông thường, công ty nộp đơn thay mặt cho cá nhân.
• Nơi nộp đơn: Cục quản lý xuất nhập cảnh khu vực quản lý địa điểm của công ty (có sẵn đơn đăng ký trực tuyến).
• Thời gian: Ngay sau khi ký kết hợp đồng lao động. Quá trình xử lý thường mất 1-3 tháng.
• Hiệu lực: 3 tháng kể từ ngày cấp. Phải nhập cảnh vào Nhật Bản trong khoảng thời gian này.
• Giấy tờ cần thiết: Đơn xin, ảnh, giấy tờ công ty (đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, v.v.), hợp đồng lao động, bằng cấp học vấn/chuyên môn của ứng viên, v.v. (thay đổi tùy theo tư cách và quy mô công ty).
• CoE điện tử (e-CoE): Có thể nhận qua email.

Trường hợp 2: Tuyển dụng người cư trú tại Nhật Bản (Yêu cầu thay đổi tư cách) → Đơn xin phép thay đổi tư cách lưu trú

• Áp dụng khi: Cá nhân cần tham gia vào các hoạt động khác với tư cách hiện tại của họ, ví dụ: thay đổi từ “Du học sinh” sang tư cách lao động.
• Thời gian: Ngay sau khi lý do thay đổi xảy ra, và trước khi tư cách hiện tại hết hạn. Quá trình xử lý thường mất 1-2 tháng.
• Người nộp đơn/Nơi nộp đơn: Tương tự như đơn xin CoE (có sẵn đơn đăng ký trực tuyến).
• Giấy tờ cần thiết: Đơn xin, ảnh, xuất trình hộ chiếu/Thẻ lưu trú, giấy tờ chứng minh đủ điều kiện cho tư cách mới (tương tự giấy tờ CoE).
• Lưu ý: Không thể bắt đầu hoạt động mới cho đến khi được cấp phép. Việc thay đổi từ tư cách “Lưu trú ngắn hạn” thường không được phép.

Trường hợp 3: Tiếp tục tuyển dụng → Đơn xin phép gia hạn thời gian lưu trú

• Áp dụng khi: Gia hạn việc làm của một người nước ngoài hiện đang được tuyển dụng theo cùng một tư cách lưu trú khi thời gian lưu trú hiện tại của họ sắp hết hạn.
• Thời gian: Có thể nộp đơn từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn. Quá trình xử lý thường mất 2 tuần đến 1 tháng (nộp đơn sớm).
• Người nộp đơn/Nơi nộp đơn: Tương tự như đơn xin thay đổi tư cách (có sẵn đơn đăng ký trực tuyến).
• Giấy tờ cần thiết: Đơn xin, ảnh, xuất trình hộ chiếu/Thẻ lưu trú, giấy chứng nhận việc làm, giấy chứng nhận nộp thuế cư trú và thuế (cho năm tài chính gần nhất), v.v.
• Điểm xét duyệt: Liệu ứng viên có tiếp tục đáp ứng các yêu cầu về tư cách hay không, liệu hạnh kiểm của họ có tốt không, và liệu họ có thực hiện đúng nghĩa vụ nộp thuế và bảo hiểm xã hội hay không (nợ thuế là lý do chính dẫn đến bị từ chối).

Sử dụng Đơn đăng ký trực tuyến

Các đơn xin cấp CoE, thay đổi tư cách, gia hạn, v.v., ngày càng có thể được nộp trực tuyến thông qua “Hệ thống Thông báo Điện tử của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú”. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đến văn phòng, cho phép nộp đơn 24/7 và có xu hướng xử lý nhanh hơn. (Yêu cầu Thẻ My Number và đăng ký người dùng trước, v.v.).

Bước 4: Nghĩa vụ của người sử dụng lao động sau khi tuyển dụng

• Thông báo cho Hello Work (Văn phòng Giới thiệu Việc làm Công cộng) (Thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài – 外国人雇用状況の届出)
  • Đối với nhân viên tham gia Bảo hiểm Việc làm: Thêm chi tiết về tư cách lưu trú khi nộp thông báo về việc đạt/mất điều kiện.
  • Đối với nhân viên không tham gia: Nộp mẫu “Thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài” trước cuối tháng sau tháng tuyển dụng hoặc nghỉ việc.
• Thông báo cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA)
  • Thông báo liên quan đến việc tiếp nhận người lưu trú trung và dài hạn: Trong vòng 14 ngày kể từ ngày bắt đầu hoặc kết thúc việc tiếp nhận.
  • Thông báo liên quan đến tổ chức liên kết (ký hợp đồng) (Trách nhiệm của nhân viên, nhưng công ty nên nhắc nhở): Trong vòng 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hoặc ký kết hợp đồng.
  • Thông báo liên quan đến tổ chức hoạt động (Trách nhiệm của nhân viên): Trong vòng 14 ngày kể từ ngày thay đổi tên/địa điểm của tổ chức, v.v.
• Tuân thủ Luật Lao động: Luật Tiêu chuẩn Lao động, Luật Lương tối thiểu, Luật An toàn và Sức khỏe Công nghiệp, v.v., áp dụng bình đẳng cho người lao động nước ngoài cũng như công dân Nhật Bản. Phân biệt đối xử dựa trên quốc tịch bị cấm.
• Tham gia Bảo hiểm Xã hội: Người sử dụng lao động có nghĩa vụ đăng ký cho nhân viên đủ điều kiện tham gia Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm Hưu trí Người lao động, Bảo hiểm Việc làm và Bảo hiểm Tai nạn Lao động.

Việc không thực hiện các nghĩa vụ này có thể dẫn đến các hình phạt hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến các đơn xin tư cách lưu trú trong tương lai của nhân viên.

Những điểm cần lưu ý khi tuyển dụng người nước ngoài: Lý do bị từ chối và Tuân thủ

Tuyển dụng thành công người nước ngoài không chỉ đòi hỏi sự chính xác về thủ tục mà còn phải giải quyết các thách thức và rủi ro khác nhau.

Lý do phổ biến bị từ chối đơn xin Tư cách lưu trú

Việc từ chối đơn xin CoE, Thay đổi Tư cách, hoặc Gia hạn thường xảy ra vì các lý do như:

Lý do từ chối CoE/Thay đổi Tư cách

• Vấn đề liên quan đến ứng viên:
  • Không khớp giữa lý lịch học vấn/chuyên môn và nhiệm vụ công việc (đặc biệt đối với Kỹ sư/Khoa học Xã hội/Nghiệp vụ Quốc tế).
  • Nhiệm vụ công việc được đánh giá là lao động giản đơn.
  • Lý lịch lưu trú không tốt trong quá khứ (ví dụ: tỷ lệ đi học thấp khi còn là sinh viên, làm việc quá giờ cho phép, lịch sử quá hạn lưu trú, tiền án tiền sự).
  • Thông tin không nhất quán hoặc sai lệch trong đơn xin.
  • Thuộc diện bị từ chối nhập cảnh.
• Vấn đề liên quan đến Tổ chức tiếp nhận (Công ty):
  • Tình hình kinh doanh không ổn định (ví dụ: thua lỗ liên tục, mất khả năng thanh toán).
  • Hoạt động kinh doanh không rõ ràng, khối lượng công việc không đủ.
  • Điều kiện tuyển dụng không phù hợp (ví dụ: lương thấp hơn so với người Nhật).
  • Vi phạm pháp luật trong quá khứ, nợ thuế hoặc phí bảo hiểm xã hội.
  • Đối với “Kinh doanh/Quản lý”: không đảm bảo được văn phòng, thiếu vốn, v.v.
• Vấn đề đặc thù của Tư cách dựa trên thân phận dân sự:
  • Visa vợ/chồng: Nghi ngờ về tính xác thực của hôn nhân, khả năng tài chính của người phối ngẫu Nhật Bản không đủ để hỗ trợ người nộp đơn.
  • Visa người phụ thuộc: Thu nhập của người bảo lãnh không đủ.

Lý do từ chối Gia hạn

• Không hoàn thành nghĩa vụ công cộng: Nợ hoặc chậm nộp thuế cư trú, phí bảo hiểm xã hội (quan trọng nhất!).
• Thay đổi hoặc không tương thích về hoạt động: Công việc hiện tại đi chệch khỏi phạm vi được phép do thay đổi công việc, v.v.
• Mất hoặc không ổn định về nền tảng kinh tế: Thất nghiệp, thu nhập thấp, tình hình kinh doanh xấu đi.
• Tình trạng lưu trú không tốt: Không tham gia vào các hoạt động được phép, vi phạm nghĩa vụ thông báo, vi phạm pháp luật.

Ứng phó với việc bị từ chối: Đầu tiên, hãy xác nhận lý do tại ISA. Nếu có thể khắc phục, có thể nộp lại đơn sau khi sửa đổi tài liệu hoặc cung cấp thêm thông tin. Tham khảo ý kiến chuyên gia cũng rất hiệu quả.

Thách thức trong việc tuyển dụng người nước ngoài

• Đối với Công ty: Khó khăn trong việc tìm kiếm ứng viên phù hợp, rào cản giao tiếp, quản lý đa văn hóa, thách thức trong đào tạo và đánh giá, gánh nặng hành chính (quản lý tư cách, tuân thủ).
• Đối với Lao động nước ngoài: Rào cản ngôn ngữ, khó khăn trong việc thích nghi văn hóa/cảm giác cô đơn, nguy cơ về điều kiện làm việc không phù hợp, nguy cơ bị phân biệt đối xử/quấy rối, thiếu người để tâm sự.

Thực hành Lao động Công bằng và Phòng chống Bóc lột

Người lao động nước ngoài được bảo vệ bởi luật lao động Nhật Bản, và việc phân biệt đối xử dựa trên quốc tịch bị cấm. Các công ty phải đảm bảo:

• Tuân thủ pháp luật (giờ làm việc, tiền lương, ngày nghỉ, an toàn và sức khỏe).
• Hợp đồng rõ ràng (được giải thích bằng ngôn ngữ mà nhân viên hiểu được).
• Môi trường làm việc an toàn và lành mạnh (phòng chống quấy rối và phân biệt đối xử).
• Thiết lập hệ thống tư vấn và xử lý khiếu nại.

Xu hướng tương lai và Chiến lược cho Công ty: Nhìn về phía trước

Các chính sách liên quan đến lao động nước ngoài không ngừng phát triển. Dưới đây là các xu hướng chính trong tương lai và chiến lược mà các công ty nên áp dụng.

Những thay đổi lớn về Luật pháp và Hệ thống từ năm 2024 trở đi

Chuyển đổi từ Chương trình Thực tập Kỹ năng sang Hệ thống Ikusei Shuro

Chương trình Thực tập Kỹ năng truyền thống đang bị bãi bỏ và thay thế bằng hệ thống “Ikusei Shuro” (Đào tạo và Làm việc) mới (luật liên quan được ban hành ngày 21 tháng 6 năm 2024).

• Ngày có hiệu lực: Dự kiến ​​có hiệu lực trong vòng ba năm kể từ ngày ban hành. Ngày có hiệu lực cụ thể chưa được xác định nhưng dự kiến ​​vào khoảng năm 2027.
• Thay đổi mục đích: Từ “đóng góp quốc tế” sang “phát triển nguồn nhân lực và đảm bảo nhân lực”.
• Tăng cường liên kết với SSW: Nhằm mục đích đào tạo cá nhân đạt trình độ SSW 1 trong khoảng 3 năm để chuyển đổi suôn sẻ.
• Nới lỏng việc chuyển việc (転籍, tenseki): Cho phép cá nhân thay đổi người sử dụng lao động trong những điều kiện nhất định (ví dụ: cùng lĩnh vực, làm việc từ 1 năm trở lên). Chuyển việc có thể thực hiện bất kể thời gian trong trường hợp vi phạm nhân quyền, v.v.
• Yêu cầu tiếng Nhật khi nhập cảnh: Sẽ yêu cầu trình độ tương đương N5 trở lên khi nhập cảnh.

Sự thay đổi này nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động và xây dựng lộ trình sự nghiệp nhưng cũng đòi hỏi các công ty phải quản lý rủi ro chảy máu chất xám.

Mở rộng và Thay đổi hoạt động trong Hệ thống Kỹ năng đặc định (SSW)

• Mở rộng lĩnh vực: Năm 2024, “Vận tải ô tô”, “Đường sắt”, “Lâm nghiệp”, và “Công nghiệp gỗ” đã được thêm vào SSW 1 (tổng cộng 16 lĩnh vực). Điều kiện SSW 2 cũng được mở rộng lên 11 lĩnh vực như đã nêu chi tiết trước đó.
• Cho phép Dịch vụ Chăm sóc tại nhà: Từ khoảng tháng 4 năm 2025, người nước ngoài theo diện SSW và Ikusei Shuro có thể được phép tham gia vào các dịch vụ chăm sóc tại nhà trong những điều kiện nhất định.
• Thay đổi hoạt động (từ ngày 1 tháng 4 năm 2025):
  • Tần suất Thông báo Định kỳ: Thay đổi từ hàng quý sang hàng năm (có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2025). Lưu ý rằng thời hạn nộp báo cáo hàng năm đầu tiên theo hệ thống mới này (bao gồm giai đoạn từ ngày 1 tháng 4 năm 2025 đến ngày 31 tháng 3 năm 2026) sẽ là từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 31 tháng 5 năm 2026.
  • Phỏng vấn Định kỳ Trực tuyến: Có thể thực hiện với sự đồng ý của cá nhân (trừ cuộc phỏng vấn ban đầu, trường hợp có vấn đề, v.v.).

Tiến bộ của Số hóa

Các ứng dụng trực tuyến cho tư cách lưu trú và việc điện tử hóa CoE dự kiến sẽ tiếp tục mở rộng.

Thị trường Lao động và Nhân khẩu học Tương lai

Sự sụt giảm dân số và già hóa của Nhật Bản được dự báo sẽ tiếp tục trong nhiều thập kỷ, làm trầm trọng thêm tình trạng thiếu hụt lao động. Lao động nước ngoài đang trở thành không chỉ là sự bổ sung tạm thời mà là những thành phần thiết yếu, dài hạn của nền kinh tế và xã hội Nhật Bản.

Khuyến nghị Chiến lược cho Công ty

Để thích ứng với những thay đổi và sử dụng hiệu quả nhân tài nước ngoài, các chiến lược sau đây được khuyến nghị:

1. Thích ứng với Hệ thống mới: Hiểu rõ những thay đổi trong hệ thống Ikusei Shuro và SSW, đồng thời thiết lập các cơ cấu quản lý xem xét kế hoạch đào tạo, giáo dục tiếng Nhật và khả năng chuyển việc.
2. Tăng cường Hỗ trợ Giữ chân: Tư duy “phát triển và giữ chân” là rất quan trọng.
   • Phát triển các chương trình giới thiệu và đào tạo (kỹ năng công việc, tiếng Nhật, văn hóa).
   • Làm rõ lộ trình sự nghiệp và cung cấp hỗ trợ (ví dụ: chuyển đổi sang SSW 2 hoặc các bằng cấp chuyên môn).
   • Nuôi dưỡng một môi trường làm việc hòa nhập (hỗ trợ ngôn ngữ, hiểu biết đa văn hóa, kênh tư vấn, đánh giá công bằng, phúc lợi).
3. Đảm bảo Tuân thủ Triệt để: Tuân thủ nghiêm ngặt Luật Quản lý Xuất nhập cảnh, luật lao động, luật thuế và các quy định về bảo hiểm xã hội.
   • Quản lý tỉ mỉ tư cách lưu trú (theo dõi loại hình, thời hạn, hoạt động được phép; đảm bảo thủ tục đúng đắn).
   • Thực hiện nghĩa vụ thông báo (đến Hello Work, ISA).
   • Đảm bảo điều kiện làm việc phù hợp (tuân thủ pháp luật, không phân biệt đối xử).
   • Hỗ trợ việc nộp thuế và bảo hiểm xã hội đúng hạn (ảnh hưởng trực tiếp đến việc gia hạn tư cách của nhân viên).
4. Sử dụng Công cụ Kỹ thuật số: Tận dụng hệ thống đăng ký trực tuyến, giới thiệu CNTT-TT cho giao tiếp nội bộ và quản lý công việc.
5. Tận dụng Nguồn lực Bên ngoài: Sử dụng các công ty tuyển dụng, Cơ quan Hỗ trợ Đăng ký, luật sư, luật sư hành chính (gyoseishoshi), và các chuyên gia khác khi cần thiết.

Kết luận: Hướng tới Tương lai của Việc làm Nước ngoài

Tầm quan trọng của nhân tài nước ngoài trên thị trường lao động Nhật Bản tiếp tục gia tăng, và chính phủ đang nỗ lực thiết lập các hệ thống tiếp nhận có kế hoạch và bền vững thông qua các cải cách như hệ thống Ikusei Shuro và Kỹ năng đặc định.

Đối với các công ty, việc nắm bắt chính xác những thay đổi về luật pháp và hệ thống, đảm bảo tuân thủ, và cung cấp một môi trường hòa nhập cùng với hỗ trợ sự nghiệp để nhân tài nước ngoài có thể phát triển lâu dài là điều không thể thiếu cho sự tăng trưởng bền vững trong tương lai. Tuyển dụng người nước ngoài không còn chỉ là một chiến lược nhân sự; đó là một vấn đề quản lý quan trọng sẽ định hình tương lai của các doanh nghiệp. Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ là một nguồn tài liệu hữu ích cho việc sử dụng nhân tài nước ngoài của công ty bạn.