Panduan Lengkap Visa Kerja Jepang untuk Pemberi Kerja

Struktur demografi Jepang sedang mengalami transformasi besar akibat penurunan angka kelahiran dan penuaan populasi. Total populasi diproyeksikan menurun dari sekitar 126,15 juta pada tahun 2020 menjadi sekitar 87 juta pada tahun 2070, dengan penurunan angkatan kerja yang sangat parah. Kekurangan tenaga kerja menjadi menonjol di banyak industri, meningkatkan ekspektasi terhadap pekerja asing. Faktanya, jumlah pekerja asing di Jepang terus meningkat, melebihi 2,3 juta pada akhir Oktober 2024.

Menanggapi situasi ini, pemerintah Jepang mempromosikan kebijakan untuk memfasilitasi penerimaan dan retensi talenta asing. Penciptaan dan perluasan sistem “Pekerja Berketerampilan Spesifik” (SSW) dan peninjauan Program Pemagangan Teknis yang mengarah pada pengenalan sistem “Ikusei Shuro” (Pembinaan dan Kerja Pekerja) menunjukkan bahwa talenta asing dianggap sangat diperlukan untuk mendukung ekonomi dan masyarakat Jepang.

Namun, banyak perwakilan perusahaan mungkin merasa tertantang, berpikir, “Kami ingin merekrut talenta asing, tetapi prosedurnya tampak rumit,” atau “Kami tidak tahu jenis visa (status tinggal) apa yang diperlukan.”

Artikel ini menyediakan panduan komprehensif untuk sistem visa kerja Jepang (status tinggal yang mengizinkan pekerjaan), mencakup segala hal mulai dari pengetahuan dasar dan jenis-jenis utama hingga prosedur spesifik, poin-poin penting selama perekrutan, dan tren terbaru, membekali Anda dengan informasi yang dibutuhkan untuk berhasil merekrut warga negara asing.

しゅうろうビザ おすすめのぎょうせいしょし（プロフェッショナル）
就労ビザ おすすめの行政書士（専門家）

Visa Kerja dan Status Tinggal: Dasar-dasar yang Perlu Anda Ketahui

Saat mempertimbangkan perekrutan warga negara asing, sangat penting untuk terlebih dahulu memahami perbedaan antara “visa” (査証, sashō) dan “status tinggal” (在留資格, zairyū shikaku).

Apa itu Visa (査証, Sashō)?

“Visa” dikeluarkan oleh kedutaan atau konsulat Jepang di luar negeri. Ini berfungsi sebagai rekomendasi yang mengonfirmasi bahwa paspor orang asing tersebut valid dan masuknya mereka ke Jepang dianggap sesuai. Ini hanyalah rekomendasi masuk dan tidak menjamin aktivitas spesifik yang diizinkan di Jepang.

Apa itu Status Tinggal (在留資格, Zairyū Shikaku)?

“Status tinggal” mengkategorikan aktivitas, status, atau posisi yang diizinkan untuk dilakukan oleh warga negara asing saat masuk dan tinggal di Jepang. Ini diberikan oleh Badan Layanan Imigrasi Jepang (ISA) dan mendefinisikan ruang lingkup serta durasi aktivitas yang diizinkan di Jepang.

Apa yang biasa disebut sebagai “visa kerja” biasanya merujuk pada “status tinggal” yang mengizinkan keterlibatan dalam aktivitas yang melibatkan remunerasi (pekerjaan) di Jepang.

Jenis Status Tinggal yang Mengizinkan Kerja

Undang-Undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi Jepang (UU Pengendalian Imigrasi) menetapkan berbagai jenis status tinggal. Meskipun banyak yang mengizinkan kerja, mereka secara luas dapat diklasifikasikan menjadi dua kategori:

1. Status Tanpa Batasan Aktivitas (Berdasarkan Status Sipil/Posisi): Contohnya termasuk “Penduduk Permanen,” “Pasangan atau Anak Warga Negara Jepang,” “Pasangan atau Anak Penduduk Permanen,” dan “Penduduk Jangka Panjang.” Individu yang memegang status ini, pada prinsipnya, dapat bekerja di jenis pekerjaan atau industri apa pun tanpa batasan.
2. Status yang Mengizinkan Kerja dalam Batas yang Ditentukan (Berdasarkan Aktivitas): Ini adalah fokus utama artikel ini dan mencakup status seperti “Insinyur/Spesialis Humaniora/Layanan Internasional,” “Tenaga Kerja Terampil,” “Pekerja Berketerampilan Spesifik,” dan “Manajer Bisnis.” Status ini hanya mengizinkan kerja dalam lingkup pekerjaan atau bidang spesifik yang diotorisasi.

Selanjutnya, mari kita telaah detail status tinggal utama yang terkait dengan pekerjaan.

【Berdasarkan Jenis】Penjelasan Rinci Status Tinggal Utama Terkait Pekerjaan

Di sini, kami menjelaskan status tinggal representatif terkait pekerjaan yang sering dihadapi perusahaan saat merekrut warga negara asing.

Profesional Berketerampilan Tinggi (HSP – 高度専門職)

Gambaran Umum

Status tinggal ini bertujuan untuk secara proaktif menerima profesional asing berketerampilan tinggi yang dapat berkontribusi pada penelitian akademik dan pembangunan ekonomi Jepang. Aktivitas diklasifikasikan menjadi tiga kategori: “Kegiatan penelitian akademik lanjutan,” “Kegiatan khusus/teknis lanjutan,” dan “Kegiatan manajemen bisnis lanjutan.”

Fitur: Sistem Poin Profesional Berketerampilan Tinggi

Fitur utamanya adalah “Sistem Berbasis Poin untuk Profesional Asing Berketerampilan Tinggi.” Pendidikan, riwayat kerja, pendapatan tahunan, usia, pencapaian penelitian, kualifikasi, kemahiran bahasa Jepang, dll., dari pelamar dikonversi menjadi poin. Skor total 70 poin atau lebih diperlukan untuk sertifikasi.

Jenis dan Perlakuan Istimewa

• Profesional Berketerampilan Tinggi (i): Masa tinggal umumnya 5 tahun. Menawarkan banyak perlakuan istimewa, seperti izin untuk berbagai kegiatan, pelonggaran persyaratan izin tinggal permanen (dikurangi dari 10 tahun biasa menjadi 3 tahun untuk 70+ poin, atau 1 tahun untuk 80+ poin), izin bagi pasangan untuk bekerja penuh waktu, dan izin dalam kondisi tertentu untuk membawa orang tua atau pekerja rumah tangga.
• Profesional Berketerampilan Tinggi (ii): Dapat diakses setelah terlibat dalam kegiatan sebagai HSP (i) selama 3 tahun atau lebih dan memenuhi persyaratan. Masa tinggal menjadi tidak terbatas, dan ruang lingkup kegiatan yang diizinkan semakin luas.

Pertimbangan untuk Perusahaan

Karena pendapatan tahunan sangat memengaruhi poin, antisipasi negosiasi gaji selama rekrutmen. Mempertahankan skor poin juga diperlukan untuk perpanjangan. Menawarkan kompensasi dan jalur karir yang menarik sangat penting dalam persaingan talenta global.

Insinyur/Spesialis Humaniora/Layanan Internasional (技術・人文知識・国際業務: Gijutsu/Jinbun Chishiki/Kokusai Gyōmu)

Gambaran Umum

Ini adalah status kerja paling umum yang diperoleh oleh profesional asing. Diberikan untuk terlibat dalam pekerjaan yang termasuk dalam salah satu dari tiga kategori berikut:

• Teknik (技術, Gijutsu): Pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan atau keterampilan khusus di bidang seperti sains, teknik, IT, atau ilmu alam lainnya (misalnya, insinyur, programmer, desainer).
• Pengetahuan Humaniora (人文知識, Jinbun Chishiki): Pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan di bidang seperti hukum, ekonomi, sosiologi, atau humaniora lainnya (misalnya, perencanaan, penjualan, pemasaran, akuntansi, SDM, konsultan).
• Jasa Internasional (国際業務, Kokusai Gyōmu): Pekerjaan yang membutuhkan proses berpikir atau kepekaan berdasarkan budaya asing (misalnya, terjemahan, interpretasi, pengajaran bahasa, perdagangan internasional, desain, pengembangan produk).

Persyaratan Utama: Relevansi Antara Pendidikan/Pengalaman dan Tugas Pekerjaan

Sangat penting bahwa tugas pekerjaan yang dimaksud terkait erat dengan latar belakang akademis pelamar (gelar sarjana atau diploma sekolah kejuruan Jepang “Senmonshi”) atau pengalaman kerja praktis. Misalnya, lulusan teknik mesin merancang mesin, atau lulusan ekonomi bekerja di pemasaran. Untuk Jasa Internasional, pengalaman kerja relevan minimal 3 tahun umumnya diperlukan, tetapi persyaratan pengalaman ini dihapuskan untuk lulusan universitas yang terlibat dalam terjemahan, interpretasi, atau pengajaran bahasa.

Poin Penting

Pekerjaan sederhana atau manual (misalnya, perakitan pabrik, pembersihan) tidak tercakup oleh status ini. Aplikasi kemungkinan akan ditolak jika hubungan antara kualifikasi dan tugas pekerjaan tidak jelas, atau jika peran tersebut dinilai melibatkan sejumlah besar pekerjaan sederhana. Oleh karena itu, persiapan deskripsi pekerjaan yang cermat dan verifikasi latar belakang kandidat sangat penting.

Masa Tinggal

5 tahun, 3 tahun, 1 tahun, atau 3 bulan.

Pindahan Internal Perusahaan (企業内転勤)

Gambaran Umum

Status ini untuk karyawan kantor pusat, cabang, anak perusahaan, atau afiliasi asing dari perusahaan Jepang yang dipindahkan ke kantor terkait di Jepang untuk jangka waktu terbatas untuk melakukan pekerjaan.

Aktivitas yang Diizinkan

Aktivitas yang diizinkan terbatas pada lingkup “Insinyur/Spesialis Humaniora/Layanan Internasional” (yaitu, pekerjaan profesional/teknis).

Persyaratan Utama

• Pekerjaan terus-menerus selama setidaknya satu tahun segera sebelum transfer di entitas asing terkait, melakukan tugas yang sesuai dengan “Insinyur/Spesialis Humaniora/Layanan Internasional.”
• Remunerasi di Jepang harus sama dengan atau lebih besar dari yang diterima oleh warga negara Jepang yang melakukan pekerjaan setara.
• Harus ada hubungan modal spesifik antara entitas pengirim dan penerima.

Fitur

Berbeda dengan “Insinyur/Spesialis Humaniora/Layanan Internasional,” gelar sarjana atau kualifikasi serupa bukanlah persyaratan wajib. Situasi transfer dan pengalaman kerja terkini diprioritaskan.

Masa Tinggal

5 tahun, 3 tahun, 1 tahun, atau 3 bulan.

Manajer Bisnis (経営・管理)

Gambaran Umum

Status ini untuk warga negara asing yang memulai bisnis di Jepang, berinvestasi dalam bisnis yang sudah ada untuk berpartisipasi dalam manajemennya, atau terlibat dalam pengelolaan bisnis (misalnya, Direktur Perwakilan, Direktur, Manajer Departemen, Manajer Cabang).

Persyaratan Utama

• Skala Bisnis: Investasi modal (modal disetor) minimal ¥5 juta, ATAU mempekerjakan dua atau lebih staf penuh waktu yang tinggal di Jepang.
• Ruang Kantor: Pengamanan kantor independen (tempat usaha) di Jepang (kantor virtual umumnya tidak dapat diterima).
• Rencana Bisnis: Untuk bisnis baru, diperlukan rencana bisnis yang konkret dan layak.
• Pengalaman Manajemen: Biasanya, diperlukan pengalaman minimal 3 tahun dalam manajemen bisnis atau administrasi jika terlibat dalam peran manajerial.

Poin Penting

Aktivitas utama harus manajemen bisnis; peran yang dominan melibatkan pekerjaan lapangan atau pekerjaan sederhana tidak diizinkan. Saat perpanjangan, kelangsungan bisnis (misalnya, profitabilitas) dan pembayaran pajak serta kontribusi jaminan sosial yang tepat ditinjau secara ketat.

Masa Tinggal

5 tahun, 3 tahun, 1 tahun, 6 bulan, 4 bulan, atau 3 bulan. (Catatan: Periode 4 bulan dapat diberikan, terutama selama fase persiapan pendirian bisnis baru (pendaftaran perusahaan, sewa kantor, dll.) atau saat memanfaatkan program dukungan startup spesifik yang ditawarkan oleh entitas seperti Pemerintah Metropolitan Tokyo.)

Tenaga Kerja Terampil (技能)

Gambaran Umum

Status ini untuk warga negara asing yang terlibat dalam pekerjaan yang membutuhkan keterampilan mahir yang termasuk dalam bidang industri tertentu.

Contoh Bidang

Koki yang berspesialisasi dalam masakan asing (paling umum), teknisi konstruksi khusus asing, pengolah perhiasan, pelatih hewan, pilot, instruktur olahraga, sommelier, dll., terbatas pada bidang spesifik yang ditunjuk oleh peraturan Kementerian Kehakiman.

Persyaratan Utama: Pengalaman Praktis

Pengalaman praktis yang ditentukan adalah wajib untuk setiap bidang (misalnya, umumnya 10+ tahun untuk koki masakan asing, 5+ tahun untuk masakan Thailand). Keterampilan mahir yang diperoleh melalui pengalaman bertahun-tahun lebih dihargai daripada kualifikasi akademis.

Poin Penting

Status ini terbatas pada pekerjaan yang tercantum dalam peraturan; pekerjaan serupa yang tidak ada dalam daftar tidak memenuhi syarat.

Masa Tinggal

5 tahun, 3 tahun, 1 tahun, atau 3 bulan.

Pekerja Berketerampilan Spesifik (SSW: 特定技能)

Gambaran Umum

Didirikan pada tahun 2019, status ini bertujuan untuk menerima warga negara asing yang memiliki tingkat keahlian dan keterampilan tertentu dan dapat bekerja segera di bidang industri tertentu yang menghadapi kesulitan dalam mendapatkan personel domestik.

Jenis

• Pekerja Berketerampilan Spesifik (i) (SSW 1)
  • Target: Warga negara asing dengan pengetahuan atau pengalaman yang cukup di salah satu dari 16 bidang yang ditentukan (lihat di bawah).
  • Bidang Target (per 2024): Perawatan lansia; Manajemen kebersihan gedung; Industri mesin industri, industri terkait informasi listrik/elektronik (terintegrasi sebagai ‘Manufaktur produk industri’); Konstruksi; Pembuatan kapal dan mesin kelautan; Perbaikan dan pemeliharaan mobil; Penerbangan; Akomodasi; Pertanian; Perikanan & akuakultur; Manufaktur makanan dan minuman; Industri jasa makanan; Transportasi kendaraan bermotor; Kereta api; Kehutanan; Industri kayu.
  • Persyaratan: Umumnya, lulus ujian keterampilan dan tes kemahiran bahasa Jepang (misalnya, level N4) untuk bidang spesifik. Pengecualian tersedia bagi mereka yang berhasil menyelesaikan Pelatihan Magang Teknis (ii).
  • Masa Tinggal: Batas kumulatif total 5 tahun.
  • Pendampingan Keluarga: Umumnya tidak diizinkan.
  • Dukungan: Organisasi penerima (pemberi kerja) atau Organisasi Pendukung Terdaftar harus merumuskan dan menerapkan rencana dukungan.
• Pekerja Berketerampilan Spesifik (ii) (SSW 2)
  • Target: Warga negara asing dengan keterampilan mahir di “Konstruksi,” “Pembuatan kapal dan mesin kelautan,” dan 9 bidang dari SSW 1 tidak termasuk “Perawatan lansia,” “Manajemen kebersihan gedung,” “Transportasi kendaraan bermotor,” “Kereta api,” “Kehutanan,” dan “Industri kayu” (khususnya: Manufaktur produk industri, Perbaikan dan pemeliharaan mobil, Penerbangan, Akomodasi, Pertanian, Perikanan & akuakultur, Manufaktur makanan dan minuman, Industri jasa makanan) – total 11 bidang.
  • Persyaratan: Lulus ujian keterampilan tingkat lebih tinggi.
  • Masa Tinggal: Tidak ada batas atas (dapat diperpanjang). Memungkinkan pekerjaan jangka panjang.
  • Pendampingan Keluarga: Diizinkan (pasangan dan anak).

Fitur

Sistem ini bertujuan untuk mengatasi kekurangan tenaga kerja di sektor-sektor tertentu dan mengasumsikan penerimaan sebagai pekerja sejak awal. Ini menawarkan jalur dari SSW 1 ke SSW 2 dan berpotensi menuju izin tinggal permanen di masa depan.

Pekerja Perawatan (介護 – Kaigo)

Gambaran Umum

Status ini untuk warga negara asing yang memegang kualifikasi nasional Jepang “Pekerja Perawatan Bersertifikat” (介護福祉士, kaigo fukushi-shi), yang terlibat dalam tugas perawatan lansia atau instruksi berdasarkan kontrak dengan fasilitas perawatan Jepang, dll.

Persyaratan Utama

Memiliki kualifikasi Pekerja Perawatan Bersertifikat. Ini dapat diperoleh dengan lulus dari fasilitas pelatihan Jepang atau melalui pengalaman praktis ditambah lulus ujian nasional.

Fitur

• Masa Tinggal: 5 tahun, 3 tahun, 1 tahun, atau 3 bulan, tanpa batas perpanjangan, memungkinkan tinggal jangka panjang.
• Pendampingan Keluarga: Diizinkan (pasangan dan anak).

Dibandingkan dengan SSW “Perawatan lansia,” persyaratan kualifikasi lebih tinggi, tetapi tidak adanya batasan masa tinggal dan izin untuk keluarga menjadikannya status target bagi warga negara asing yang mengejar karir sebagai profesional perawatan.

【Berdasarkan Sektor】Talenta Asing di Bidang “Perawatan Lansia” yang Banyak Diminati

Sektor perawatan lansia Jepang menghadapi kekurangan tenaga kerja yang parah, menjadikan penerimaan pekerja perawatan asing sebagai tindakan krusial.

Rute Penerimaan

Saat ini, rute penerimaan utama adalah:

1. EPA (Perjanjian Kemitraan Ekonomi): Kandidat untuk Pekerja Perawatan Bersertifikat dari Indonesia, Filipina, dan Vietnam. Mereka bertujuan untuk lulus ujian nasional sambil bekerja/pelatihan (durasi tinggal: 4 tahun).
2. Status Tinggal “Pekerja Perawatan”: Profesional yang memegang kualifikasi Pekerja Perawatan Bersertifikat Jepang. Memungkinkan pekerjaan jangka panjang dan pendampingan keluarga.
3. Pekerja Berketerampilan Spesifik (i) “Perawatan lansia”: Individu yang lulus tes keterampilan dan bahasa Jepang. Masa tinggal secara kumulatif hingga 5 tahun. Dapat mengubah ke status “Pekerja Perawatan” setelah memperoleh kualifikasi selama periode ini.
4. Pelatihan Magang Teknis / Ikusei Shuro: Program Pelatihan Magang Teknis sedang dihapus secara bertahap dan digantikan oleh sistem “Ikusei Shuro“, yang bertujuan untuk mengembangkan personel ke tingkat SSW 1. Biasanya melibatkan 3 tahun pelatihan dasar, menuju SSW 1.

Rute-rute ini berbeda dalam persyaratan, durasi tinggal, kelayakan pendampingan keluarga, dan jalur karir.

Status Saat Ini dan Tantangan Penerimaan

Penerimaan, terutama melalui SSW “Perawatan lansia,” meningkat, sebagian besar melibatkan kaum muda dari negara-negara Asia. Namun, retensi menghadapi tantangan:

• Hambatan Komunikasi: Percakapan sehari-hari, instruksi kerja, pencatatan, interaksi dengan pengguna layanan dan keluarga.
• Perbedaan Budaya dan Nilai: Gaya kerja, manajemen waktu, hubungan interpersonal.
• Lingkungan dan Kondisi Kerja: Jam kerja panjang, upah, jalur karir yang tidak jelas.
• Diskriminasi dan Pelecehan: Ucapan atau perilaku diskriminatif dari pengguna atau rekan kerja.
• Kesepian dan Kurangnya Dukungan: Merasa terisolasi, kurangnya orang untuk berkonsultasi.

Inisiatif Perusahaan dan Sistem Dukungan

Untuk mempromosikan retensi, perusahaan didorong untuk melakukan hal berikut:

• Pendidikan bahasa Jepang yang sistematis (termasuk terminologi khusus).
• Pelatihan pemahaman lintas budaya (termasuk untuk staf Jepang).
• Komunikasi yang jelas (menggunakan bahasa Jepang sederhana, alat multibahasa).
• Penyajian jalur karir dan dukungan untuk perolehan kualifikasi (terutama Pekerja Perawatan Bersertifikat).
• Pembentukan sistem konsultasi (mentor, dukungan bahasa ibu).
• Tindakan pencegahan pelecehan.

Sistem dukungan yang disediakan oleh pemerintah nasional/lokal dan organisasi terkait, seperti dukungan pembelajaran bahasa Jepang, persiapan ujian, layanan konsultasi, dan kunjungan fasilitas, juga dapat dimanfaatkan. Untuk SSW 1, tugas dukungan dapat dipercayakan kepada Organisasi Pendukung Terdaftar.

Prosedur Spesifik untuk Merekrut Warga Negara Asing: Dari Rekrutmen hingga Pasca-Pekerjaan

Prosedur perekrutan talenta asing berbeda tergantung pada apakah kandidat saat ini tinggal di luar negeri atau di Jepang.

Langkah 1: Pra-Perekrutan – Mengonfirmasi Status Tinggal dan Kelayakan Kerja (Krusial!)

Sebelum membuat tawaran pekerjaan, selalu konfirmasikan status tinggal kandidat dan verifikasi apakah mereka diizinkan untuk terlibat dalam aktivitas kerja yang direncanakan.

• Untuk Penduduk di Jepang: Periksa Kartu Tinggal (Residence Card) mereka untuk “Status Tinggal,” “Masa Tinggal,” dan “Batasan Pekerjaan.”
  • “Penduduk Permanen,” “Pasangan atau Anak Warga Negara Jepang,” dll., umumnya tidak memiliki batasan kerja.
  • “Insinyur/Spesialis Humaniora/Layanan Internasional,” “Pekerja Berketerampilan Spesifik,” dll., dibatasi pada aktivitas yang diizinkan.
  • “Pelajar,” “Tanggungan,” dll., umumnya tidak dapat bekerja, tetapi dapat melakukan pekerjaan paruh waktu (hingga 28 jam/minggu) jika mereka memiliki “Izin untuk Terlibat dalam Aktivitas Selain yang Diizinkan Berdasarkan Status Tinggal yang Diberikan Sebelumnya” (periksa bagian belakang Kartu Tinggal).
• Sertifikat Otorisasi Kerja (就労資格証明書, Shūrō Shikaku Shōmeisho): Saat merekrut seseorang yang sudah berada di Jepang, Anda dapat secara opsional mengajukan sertifikat ini ke ISA. Ini memberikan kepastian mengenai kelayakan kerja dan dapat menyederhanakan proses perpanjangan di masa mendatang.

Langkah 2: Pasca-Tawaran – Pemberitahuan Kondisi Kerja dan Kontrak Kerja

Setelah membuat tawaran pekerjaan, berikan “Pemberitahuan Kondisi Kerja” (労働条件通知書, Rōdō Jōken Tsūchisho) yang dengan jelas menyatakan persyaratan (periode kontrak, tempat kerja, deskripsi pekerjaan, jam kerja, hari libur, upah, kondisi pemutusan hubungan kerja, dll.) sebagaimana disyaratkan oleh Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan. Dianjurkan untuk memberikan ini dalam bahasa Jepang sederhana atau menambahkan terjemahan dalam bahasa ibu karyawan untuk pemahaman yang lebih baik. Buat kontrak kerja dengan konten yang sama.

Langkah 3: Prosedur Status Tinggal (Aplikasi ke Badan Layanan Imigrasi – ISA)

Kasus 1: Merekrut Seseorang dari Luar Negeri → Aplikasi untuk Sertifikat Kelayakan (CoE)

• Tujuan: Agar ISA di Jepang melakukan pra-penyaringan dan mensertifikasi bahwa aktivitas yang direncanakan memenuhi persyaratan untuk status tinggal tertentu sebelum individu masuk ke Jepang.
• Pemohon: Individu, karyawan organisasi penerima (perusahaan), juru tulis administrasi (gyoseishoshi), dll. Seringkali, perusahaan mengajukan atas nama individu.
• Tempat Mengajukan: Biro imigrasi regional yang mengatur lokasi perusahaan (aplikasi online tersedia).
• Waktu: Segera setelah menandatangani kontrak kerja. Pemrosesan biasanya memakan waktu 1-3 bulan.
• Validitas: 3 bulan sejak tanggal penerbitan. Masuk ke Jepang harus terjadi dalam periode ini.
• Dokumen yang Diperlukan: Formulir aplikasi, foto, dokumen perusahaan (pendaftaran, laporan keuangan, dll.), kontrak kerja, kredensial akademik/profesional pemohon, dll. (bervariasi berdasarkan status dan ukuran perusahaan).
• CoE Elektronik (e-CoE): Dapat diterima melalui email.

Kasus 2: Merekrut Penduduk di Jepang (Memerlukan Perubahan Status) → Aplikasi untuk Perubahan Status Tinggal

• Berlaku Ketika: Individu perlu terlibat dalam aktivitas yang berbeda dari status mereka saat ini, misalnya, berubah dari “Pelajar” menjadi status kerja.
• Waktu: Segera setelah alasan perubahan terjadi, dan sebelum status saat ini berakhir. Pemrosesan biasanya memakan waktu 1-2 bulan.
• Pemohon/Tempat Mengajukan: Sama seperti aplikasi CoE (aplikasi online tersedia).
• Dokumen yang Diperlukan: Formulir aplikasi, foto, presentasi paspor/Kartu Tinggal, dokumen yang membuktikan kelayakan untuk status baru (mirip dengan dokumen CoE).
• Perhatian: Tidak dapat memulai aktivitas baru sampai izin diberikan. Mengubah dari status “Pengunjung Sementara” umumnya tidak diizinkan.

Kasus 3: Melanjutkan Pekerjaan → Aplikasi untuk Perpanjangan Masa Tinggal

• Berlaku Ketika: Memperpanjang pekerjaan warga negara asing yang saat ini dipekerjakan di bawah status tinggal yang sama saat masa tinggal mereka saat ini mendekati kedaluwarsa.
• Waktu: Aplikasi dimungkinkan mulai sekitar 3 bulan sebelum tanggal kedaluwarsa. Pemrosesan biasanya memakan waktu 2 minggu hingga 1 bulan (ajukan jauh-jauh hari).
• Pemohon/Tempat Mengajukan: Sama seperti aplikasi Perubahan Status (aplikasi online tersedia).
• Dokumen yang Diperlukan: Formulir aplikasi, foto, presentasi paspor/Kartu Tinggal, surat keterangan kerja, sertifikat pembayaran pajak penduduk dan perpajakan (untuk tahun fiskal terbaru), dll.
• Poin Peninjauan: Apakah pemohon terus memenuhi persyaratan status, apakah perilaku mereka baik, dan apakah mereka memenuhi kewajiban pembayaran pajak dan jaminan sosial dengan tepat (tungggak adalah alasan utama penolakan).

Memanfaatkan Aplikasi Online

Aplikasi untuk penerbitan CoE, perubahan status, perpanjangan, dll., semakin dapat diajukan secara online melalui “Sistem E-Notifikasi Badan Layanan Imigrasi.” Ini menghemat waktu mengunjungi kantor, memungkinkan aplikasi 24/7, dan cenderung menghasilkan pemrosesan yang lebih cepat. (Memerlukan Kartu My Number dan pendaftaran pengguna sebelumnya, dll.).

Langkah 4: Kewajiban Pemberi Kerja Setelah Merekrut

• Pemberitahuan ke Hello Work (Kantor Penempatan Tenaga Kerja Publik) (Pemberitahuan Status Ketenagakerjaan Warga Negara Asing – 外国人雇用状況の届出)
  • Untuk karyawan yang terdaftar dalam Asuransi Ketenagakerjaan: Tambahkan detail status tinggal saat mengirimkan pemberitahuan perolehan/kehilangan kelayakan.
  • Untuk karyawan yang tidak terdaftar: Kirim formulir “Pemberitahuan Status Ketenagakerjaan Warga Negara Asing” paling lambat akhir bulan setelah bulan perekrutan atau pemisahan.
• Pemberitahuan ke Badan Layanan Imigrasi (ISA)
  • Pemberitahuan mengenai penerimaan penduduk jangka menengah hingga panjang: Dalam 14 hari sejak memulai atau mengakhiri penerimaan.
  • Pemberitahuan mengenai organisasi afiliasi (kontrak) (Tanggung jawab Karyawan, tetapi perusahaan harus mengingatkan): Dalam 14 hari sejak pemutusan atau penandatanganan kontrak.
  • Pemberitahuan mengenai organisasi aktivitas (Tanggung jawab Karyawan): Dalam 14 hari sejak perubahan nama/lokasi organisasi, dll.
• Kepatuhan terhadap Hukum Ketenagakerjaan: Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan, Undang-Undang Upah Minimum, Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Industri, dll., berlaku sama untuk pekerja asing seperti halnya warga negara Jepang. Diskriminasi berdasarkan kebangsaan dilarang.
• Pendaftaran dalam Jaminan Sosial: Pemberi kerja wajib mendaftarkan karyawan yang memenuhi syarat dalam Asuransi Kesehatan, Asuransi Pensiun Karyawan, Asuransi Ketenagakerjaan, dan Asuransi Kompensasi Kecelakaan Kerja.

Kegagalan memenuhi kewajiban ini dapat mengakibatkan denda atau berdampak negatif pada aplikasi status tinggal karyawan di masa mendatang.

Poin Penting dalam Merekrut Warga Negara Asing: Alasan Penolakan dan Kepatuhan

Berhasil merekrut warga negara asing tidak hanya membutuhkan akurasi prosedural tetapi juga mengatasi berbagai tantangan dan risiko.

Alasan Umum Penolakan Aplikasi Status Tinggal

Penolakan aplikasi CoE, Perubahan Status, atau Perpanjangan sering terjadi karena alasan seperti:

Alasan Penolakan CoE/Perubahan Status

• Masalah Terkait Pemohon:
  • Ketidakcocokan antara latar belakang akademik/profesional dan tugas pekerjaan (terutama untuk Insinyur/Humaniora/Internasional).
  • Tugas pekerjaan dinilai sebagai pekerjaan sederhana.
  • Catatan tinggal masa lalu yang buruk (misalnya, tingkat kehadiran sekolah rendah sebagai pelajar, melebihi jam kerja yang diizinkan, riwayat overstay, catatan kriminal).
  • Inkonsistensi atau pemalsuan dalam aplikasi.
  • Termasuk dalam alasan penolakan pendaratan.
• Masalah Terkait Organisasi Penerima (Perusahaan):
  • Ketidakstabilan bisnis (misalnya, kerugian berkelanjutan, kebangkrutan).
  • Operasi bisnis yang tidak jelas, beban kerja tidak mencukupi.
  • Kondisi kerja yang tidak memadai (misalnya, gaji lebih rendah dibandingkan rekan Jepang).
  • Pelanggaran hukum masa lalu, tidak membayar pajak atau premi jaminan sosial.
  • Untuk “Manajer Bisnis”: kegagalan mengamankan ruang kantor, modal tidak mencukupi, dll.
• Masalah Khusus untuk Status Berdasarkan Status Sipil:
  • Visa pasangan: Keraguan tentang keaslian pernikahan, kapasitas finansial pasangan Jepang yang tidak mencukupi untuk mendukung pemohon.
  • Visa tanggungan: Pendapatan pendukung tidak mencukupi.

Alasan Penolakan Perpanjangan

• Kegagalan Memenuhi Kewajiban Publik: Tidak membayar atau menunggak pajak penduduk, premi jaminan sosial (paling kritis!).
• Perubahan atau Ketidaksesuaian Aktivitas: Pekerjaan saat ini menyimpang dari lingkup yang diizinkan karena perubahan pekerjaan, dll.
• Kehilangan atau Ketidakstabilan Dasar Ekonomi: Pengangguran, pendapatan rendah, kemunduran bisnis.
• Status Tinggal yang Buruk: Tidak terlibat dalam aktivitas yang diizinkan, pelanggaran kewajiban pemberitahuan, pelanggaran hukum.

Menanggapi Penolakan: Pertama, konfirmasikan alasannya di ISA. Jika dapat diperbaiki, aplikasi ulang mungkin dimungkinkan setelah mengubah dokumen atau memberikan materi tambahan. Berkonsultasi dengan ahli juga efektif.

Tantangan dalam Merekrut Warga Negara Asing

• Untuk Perusahaan: Kesulitan menemukan kandidat yang cocok, hambatan komunikasi, manajemen lintas budaya, tantangan dalam pelatihan dan evaluasi, beban administrasi (manajemen status, kepatuhan).
• Untuk Pekerja Asing: Hambatan bahasa, kesulitan beradaptasi dengan budaya/kesepian, risiko kondisi kerja yang tidak adil, risiko diskriminasi/pelecehan, kurangnya orang untuk berkonsultasi.

Praktik Kerja yang Adil dan Pencegahan Eksploitasi

Pekerja asing dilindungi oleh hukum ketenagakerjaan Jepang, dan diskriminasi berdasarkan kebangsaan dilarang. Perusahaan harus memastikan:

• Kepatuhan terhadap hukum (jam kerja, upah, hari libur, keselamatan dan kesehatan).
• Kontrak yang jelas (dijelaskan dalam bahasa yang dipahami karyawan).
• Lingkungan kerja yang aman dan sehat (pencegahan pelecehan dan diskriminasi).
• Pembentukan sistem konsultasi dan penanganan keluhan.

Tren Masa Depan dan Strategi untuk Perusahaan: Melihat ke Depan

Kebijakan mengenai pekerja asing terus berkembang. Berikut adalah tren utama di masa depan dan strategi yang harus diadopsi perusahaan.

Perubahan Hukum dan Sistem Utama Mulai Tahun 2024 dan Seterusnya

Pergeseran dari Program Pelatihan Magang Teknis ke Sistem Ikusei Shuro

Program Pelatihan Magang Teknis tradisional sedang dihapuskan dan digantikan oleh sistem “Ikusei Shuro” (Pembinaan dan Kerja Pekerja) baru (undang-undang terkait diundangkan pada 21 Juni 2024).

• Tanggal Efektif: Dijadwalkan mulai berlaku dalam tiga tahun sejak tanggal pengundangan. Tanggal efektif spesifik belum ditentukan tetapi diharapkan sekitar tahun 2027.
• Pergeseran Tujuan: Dari “kontribusi internasional” menjadi “pengembangan sumber daya manusia dan pengamanan personel.”
• Peningkatan Keterkaitan dengan SSW: Bertujuan untuk melatih individu ke tingkat SSW 1 dalam waktu sekitar 3 tahun untuk transisi yang lancar.
• Pelonggaran Perpindahan Kerja (転籍, tenseki): Memungkinkan individu untuk berganti pemberi kerja dalam kondisi tertentu (misalnya, bidang yang sama, kerja 1+ tahun). Perpindahan dimungkinkan terlepas dari durasi dalam kasus pelanggaran hak asasi manusia, dll.
• Persyaratan Bahasa Jepang Tingkat Awal: Kemahiran setara N5 atau lebih tinggi akan diperlukan saat masuk.

Perubahan ini bertujuan untuk melindungi hak-hak pekerja dan membangun jalur karir tetapi juga mengharuskan perusahaan untuk mengelola risiko arus keluar talenta.

Perluasan dan Perubahan Operasional dalam Sistem Pekerja Berketerampilan Spesifik (SSW)

• Perluasan Bidang: Pada tahun 2024, “Transportasi kendaraan bermotor,” “Kereta api,” “Kehutanan,” dan “Industri kayu” ditambahkan ke SSW 1 (total 16 bidang). Kelayakan SSW 2 diperluas menjadi 11 bidang seperti yang dirinci sebelumnya.
• Layanan Perawatan Kunjungan Rumah Diizinkan: Mulai sekitar April 2025, warga negara asing SSW dan Ikusei Shuro dapat diizinkan untuk terlibat dalam layanan perawatan kunjungan rumah dalam kondisi tertentu.
• Perubahan Operasional (mulai 1 April 2025):
  • Frekuensi Pemberitahuan Berkala: Diubah dari triwulanan menjadi tahunan (berlaku 1 April 2025). Perhatikan bahwa periode pengajuan laporan tahunan pertama di bawah sistem baru ini (mencakup 1 April 2025 – 31 Maret 2026) adalah dari 1 April hingga 31 Mei 2026.
  • Wawancara Berkala Online: Dimungkinkan dengan persetujuan individu (kecuali untuk wawancara awal, kasus masalah, dll.).

Kemajuan Digitalisasi

Aplikasi online untuk status tinggal dan elektronifikasi CoE diharapkan akan semakin meluas.

Pasar Tenaga Kerja Masa Depan dan Demografi

Penurunan populasi dan penuaan Jepang diproyeksikan akan terus berlanjut selama beberapa dekade, semakin memperburuk kekurangan tenaga kerja. Pekerja asing menjadi bukan hanya suplemen sementara tetapi komponen jangka panjang yang esensial bagi ekonomi dan masyarakat Jepang.

Rekomendasi Strategis untuk Perusahaan

Untuk beradaptasi dengan perubahan dan memanfaatkan talenta asing secara efektif, strategi berikut direkomendasikan:

1. Beradaptasi dengan Sistem Baru: Pahami perubahan dalam sistem Ikusei Shuro dan SSW, dan bangun struktur manajemen yang mempertimbangkan rencana pelatihan, pendidikan bahasa Jepang, dan kemungkinan perpindahan kerja.
2. Memperkuat Dukungan Retensi: Pola pikir “kembangkan dan pertahankan” sangat penting.
   • Kembangkan program orientasi dan pelatihan (keterampilan kerja, bahasa Jepang, budaya).
   • Perjelas jalur karir dan berikan dukungan (misalnya, transisi ke SSW 2 atau kualifikasi khusus).
   • Bina lingkungan kerja yang inklusif (dukungan bahasa, pemahaman lintas budaya, saluran konsultasi, evaluasi yang adil, tunjangan).
3. Memastikan Kepatuhan Menyeluruh: Patuhi secara ketat UU Pengendalian Imigrasi, hukum ketenagakerjaan, hukum pajak, dan peraturan jaminan sosial.
   • Manajemen status tinggal yang cermat (melacak jenis, durasi, aktivitas yang diizinkan; memastikan prosedur yang tepat).
   • Pemenuhan kewajiban pemberitahuan (ke Hello Work, ISA).
   • Memastikan kondisi kerja yang layak (kepatuhan hukum, non-diskriminasi).
   • Mendukung pembayaran pajak dan jaminan sosial yang tepat (berdampak langsung pada perpanjangan status karyawan).
4. Memanfaatkan Alat Digital: Manfaatkan sistem aplikasi online, perkenalkan TIK untuk komunikasi internal dan manajemen kerja.
5. Memanfaatkan Sumber Daya Eksternal: Manfaatkan agen perekrutan, Organisasi Pendukung Terdaftar, pengacara, juru tulis administrasi (gyoseishoshi), dan spesialis lainnya sesuai kebutuhan.

Kesimpulan: Menuju Masa Depan Pekerjaan Asing

Pentingnya talenta asing di pasar tenaga kerja Jepang terus tumbuh, dan pemerintah berupaya membangun sistem penerimaan yang terencana dan berkelanjutan melalui reformasi seperti sistem Ikusei Shuro dan Pekerja Berketerampilan Spesifik.

Bagi perusahaan, memahami secara akurat perubahan hukum dan sistemik, memastikan kepatuhan, dan menyediakan lingkungan inklusif dengan dukungan karir di mana talenta asing dapat berkembang dalam jangka panjang sangat diperlukan untuk pertumbuhan berkelanjutan di masa depan. Merekrut warga negara asing bukan lagi hanya strategi SDM; ini adalah masalah manajemen kunci yang akan membentuk masa depan bisnis. Kami berharap artikel ini berfungsi sebagai sumber daya yang membantu bagi pemanfaatan talenta asing perusahaan Anda.